Hệ thống thông tin là gì? Những điều cần biết về hệ thống thông tin

Ngày nay, công nghệ phát triển như vũ bão, hệ thống thông tin được ra đời nhằm quản lý và bảo mật dữ liệu. Trong bài viết này, hãy cùng Myrobot tìm hiểu chi tiết về hệ thống thông tin là gì và các thông tin liên quan đến hệ thống này.

Khái niệm về hệ thống thông tin là gì?

Hệ thống thông tin (tên tiếng anh là Information Systems - IS) phục vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin của mỗi cá nhân hay doanh nghiệp. Ngày nay, các hệ thống thông tin được lưu trữ và quản lý dễ dàng bằng phần mềm và phần cứng.

Ví dụ về hệ thống thông tin trong lĩnh vực y tế:

Hệ thống có vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin bệnh nhân và cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Hệ thống sẽ bao gồm: Lưu trữ hồ sơ bệnh án điện tử của từng bệnh nhân; Hệ thống quản lý lịch hẹn; Hệ thống quản lý thuốc; Hệ thống báo cáo và phân tích, Hệ thống thanh toán và tài chính;…

Tìm hiểu về cấu trúc của hệ thống thông tin là gì?

• Phần cứng (Hardware): Gồm các thiết bị vật lý và máy móc được sử dụng để xử lý, lưu trữ, và truyền tải dữ liệu. Là máy tính, máy chủ, thiết bị lưu trữ, thiết bị mạng, và các thiết bị đầu vào/đầu ra như bàn phím, chuột, màn hình, máy in,…
• Phần mềm (Software): Là các chương trình và ứng dụng được cài đặt trên phần cứng để xử lý và quản lý dữ liệu. Gồm hệ điều hành, các ứng dụng quản lý dữ liệu, ứng dụng ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management),…
• Dữ liệu (Data): Là thông tin được thu thập, xử lý và lưu trữ bởi hệ thống thông tin. Dữ liệu có thể là cấu trúc (như trong cơ sở dữ liệu quan hệ) hoặc không cấu trúc (như dữ liệu từ mạng xã hội). Gồm các loại dữ liệu khác nhau như văn bản, hình ảnh, âm thanh, video,..
• Con người (People): Là những cá nhân hoặc tổ chức sử dụng hệ thống để truy cập và quản lý thông tin. Người dùng là nhân viên trong tổ chức, khách hàng, hoặc các đối tác liên quan.
• Quy trình (Processes): Là các quy trình làm việc được thiết kế để xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin cho người dùng. Các quy trình này gồm các quy trình tự động hoá, các quy trình kiểm soát, quản lý dữ liệu,…
• Môi trường vận hành (Environment): Là các yếu tố bên ngoài hệ thống thông tin ảnh hưởng đến hoạt động. Gồm các yếu tố văn hóa, xã hội, kinh tế, chính trị và pháp lý.

Trong doanh nghiệp có những loại hệ thống thông tin nào?

Hệ thống xử lý giao dịch (TPS-Transaction processing system)

Phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hệ thống TPS giúp quản lý và tối ưu hóa các giao dịch mỗi ngày. Bên cạnh đó còn cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ doanh nghiệp điều chỉnh, sửa đổi, thu thập, lưu trữ, xử lý và hủy bỏ giao dịch hiệu quả.

Đặc điểm nổi bật của hệ thống TPS chính là khả năng lưu trữ dữ liệu tại doanh nghiệp và trên cơ sở dữ liệu lưu trữ đám mây. Nhằm đảm bảo rằng dữ liệu thông tin không bao giờ bị mất và tính sẵn sàng cao. Dữ liệu xử lý thông tin qua TPS gồm doanh số bán hàng, hàng tồn kho, lịch sản xuất, báo cáo thanh toán,….

Hệ thống TPS có ưu điểm vượt trội so với hệ thống xử lý hàng loạt về khả năng tương tác người dùng. Toàn bộ quá trình xử lý giao dịch theo thời gian thực, ngay lập tức phản hồi kết quả, các yêu cầu của người dùng được đáp ứng nhu cầu xử lý nhanh chóng. Chính vì vậy, hệ thống TPS giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, tiết kiệm thời gian và góp phần nâng cao năng suất cho doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin quản lý ( MIS-Management information system)

Hệ thống MIS thu thập dữ liệu từ hệ thống TPS, sử dụng dữ liệu này để tạo ra các báo cáo chi tiết về các hoạt động kinh doanh. Chẳng hạn như quy trình thanh toán, tính lương, lịch sản xuất, và mua hàng. Và MIS biến dữ liệu thành thông tin có giá trị và giúp các nhà quản lý xác định các khu vực lãng phí trong hoạt động kinh doanh. Điều này giúp nhanh chóng giải quyết nhanh các vấn đề tồn đọng. Đồng thời giúp các nhà quản lý nắm bắt cơ hội tiềm năng và lập kế hoạch chiến lược phát triển hiệu quả.

Tham khảo: Các hình thức thanh toán điện tử phổ biến hiện nay

Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM)

CRM- hệ thống quản trị quan hệ khách hàng hỗ trợ việc định lượng và đánh giá trải nghiệm khách hàng. Các doanh nghiệp phải thu thập hành vi của khách hàng tiềm năng như xu hướng và tài khoản đăng ký của khách hàng. Sau mỗi lần tương tác giữa khách hàng và doanh nghiệp có thêm thông tin giá trị. Nhằm tạo ra cơ hội để tăng doanh số bán hàng, chiến lược tiếp thị tối ưu hóa và mối quan hệ bền vững với khách hàng sẽ phát triển hơn.

Hệ thống quản lý kiến ​​thức (KMS-Knowledge Management System )

Hệ thống KMS là công cụ thiết yếu cho các doanh nghiệp dịch vụ như luật, kế toán,…Giúp thu thập, lưu trữ, chia sẻ kiến thức hiệu quả hỗ trợ việc truy cập thông tin dễ dàng và chia sẻ kiến thức. KMS bao gồm các tính năng như: tạo và quản lý cơ sở dữ liệu kiến thức, tìm kiếm thông tin, cộng đồng người dùng chia sẻ kinh nghiệm và rủi ro trong quản lý kiến thức. Nhờ vậy mà thúc đẩy phát triển bền vững, gia tăng năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp.

Hệ thống quản trị nguồn nhân lực (HRM-Human resource management)

Với vai trò then chốt trong sự thành công của doanh nghiệp thông qua quản lý nguồn nhân lực hiệu quả. Hệ thống HRM gồm tuyển dụng, đánh giá hiệu quả, phát triển nhân viên,… Hiệu quả mang lại là tạo dựng một đội ngũ nhân viên chất lượng nhằm thúc đẩy hiệu quả hoạt động cũng như đạt mục tiêu chung.

Quản lý tốt các phúc lợi của nhân viên bao gồm cơ cấu lương thưởng, chương trình nghỉ phép và nhiều lợi ích khác cho nhân viên.

Hệ thống Thông tin điều hành (EIS-Executive information system)

Là công cụ hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo doanh nghiệp trong việc đưa ra quyết định chiến lược phát triển. Hệ thống EIS giúp nhà quản lý hiểu rõ về hiệu suất tổng thể của tổ chức, môi trường kinh doanh. Và đưa ra quyết định và điều hành một cách linh hoạt và hiệu quả. Điều này cho thấy EIS sẽ là một công cụ hỗ trợ ra quyết định mạnh mẽ cho các nhà quản lý cấp cao.

Trên đây là những chia sẻ cụ thể về khái niệm hệ thống thông tin là gì cũng như các thông tin có liên quan về hệ thống này. Mong rằng với sự chọn lọc và giới thiệu với những thông tin khái quát, ngắn gọn mà Myrobot đã đem đến. Giúp cho bạn đọc cái nhìn tổng quan, chính xác về hệ thống này. Hãy liên hệ với Myrobot để được tư vấn tiết.