Yêu cầu về chuyên môn đối với hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo về y tế:
Đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo về y tế phải là cơ sở y tế hoặc cơ quan, tổ chức về y tế đã được cơ quan có thẩm quyền cấp phép theo quy định. Đơn vị tổ chức phải chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo; đảm bảo tổ chức hội nghị, hội thảo đúng nội dung, chương trình đã đăng ký với các cơ quan có thẩm quyền.
Các chuyên đề báo cáo phải đúng phạm vi hoạt động chuyên môn của đơn vị tổ chức và phải do người có trình độ chuyên môn về y phù hợp trình bày.
Các kỹ thuật chuyên môn được báo cáo phải là các kỹ thuật, phương pháp đã được Bộ Y tế cho phép áp dụng tại Việt Nam. Trường hợp kỹ thuật, phương pháp được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ở nước ngoài cho phép áp dụng nhưng chưa được Bộ Y tế công nhận thì phải thông báo công khai cho người tham dự được biết.
Trong trường hợp hội nghị, hội thảo có giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đặc biệt thuộc lĩnh vực quản lý của Bộ Y tế thì mẫu quảng cáo sử dụng trong chương trình đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt còn hiệu lực (theo Thông tư số 09/2015/TT-BYT ngày 25 tháng 5 năm 2015 của Bộ Y tế) hoặc được đăng tải công khai trên Cổng thông tin điện tử Bộ Y tế về quản lý trang thiết bị y tế nội dung và hình thức dự kiến quảng cáo (theo Quyết định số 06/2020 ngày 21 tháng 2 năm 2020 của Chính phủ).
Thành phần hồ sơ và quy trình đăng ký tổ chức hội nghị, hội thảo về y tế
(1) Đối với hội thảo, hội nghị không có yếu tố nước ngoài
a. Thành phần hồ sơ:
- Phiếu đăng ký tổ chức hội nghị, hội thảo (theo mẫu).
- Chương trình tổ chức kèm theo tất cả các nội dung bài báo cáo.
- Lý lịch khoa học của báo cáo viên có kí tên (theo mẫu).
- Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu.
b. Quy trình:
- Đơn vị tổ chức nộp một bộ hồ sơ với thành phần như trên về Sở Y tế.
- Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, nếu Sở Y tế nhận thấy cần thêm thông tin liên quan thì yêu cầu đơn vị bổ sung hoặc có ý kiến chuyên môn thì sẽ có công văn thông báo cho đơn vị.
- Sau 10 ngày làm việc mà không nhận công văn hoặc yêu cầu bổ sung của Sở Y tế, đơn vị được tổ chức triển khai các hoạt động đã đăng ký.
- Trước và trong hội nghị hội thảo, khi tổ chức các hoạt động thì ngoài vấn đề chuyên môn đơn vị phải tuân thủ các quy định pháp luật khác chi phối. Thực hiện đúng các nội dung đã đăng ký với Sở Y tế.
- Sau hội nghị, hội thảo, đơn vị phải báo cáo kết quả việc tổ chức thực hiện về Sở Y tế (theo mẫu).
c. Thời gian xử lý: 10 ngày làm việc
(2) Đối với hội thảo, hội nghị có yếu tố nước ngoài
a. Thành phần hồ sơ:
- Phiếu đăng ký tổ chức hội nghị, hội thảo (theo mẫu).
- Đề án tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (theo mẫu).
- Chương trình tổ chức kèm theo tất cả các nội dung bài báo cáo.
- Lý lịch khoa học của báo cáo viên có kí tên (theo mẫu).
- Văn bản thể hiện đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo về y tế là cơ sở y tế hoặc cơ quan, tổ chức về y tế (giấy phép hoạt động, quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền…).
- Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu.
- Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).
b. Quy trình:
Bước 1. Đơn vị tổ chức nộp 02 bộ hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận của Sở Thông tin và Truyền thông ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức. Có thể chọn các hình thức sau: nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - Văn phòng Sở Thông tin và Truyền thông (số 59, Đường Lý Tự Trọng, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh), từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút).
Bước 2. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - Văn phòng Sở Thông tin và Truyền thông tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ:
- Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ thì viết giấy biên nhận giao cho người nộp.
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ: công chức tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (đối với hồ sơ nộp trực tiếp); Thông báo bằng văn bản đề nghị bổ sung các loại giấy tờ theo quy định tới tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ (đối với hồ sơ được gửi qua bưu điện).
Bước 3. Sở Thông tin và Truyền thông chuyển hồ sơ đến Sở Y tế để lấy ý kiến trong vòng 15 ngày.
Bước 4. Sở Y tế phản hồi cho Sở Thông tin và Truyền thông trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ.
Bước 5. Căn cứ ý kiến chuyên môn của Sở Y tế, Sở Thông tin và Truyền thông trả kết quả cho các đơn vị: Quyết định cho phép tổ chức hội thảo (nếu hồ sơ đạt), văn bản trả lời (nếu hồ sơ không đạt).
Bước 6. Sau hội nghị, hội thảo, đơn vị phải báo cáo kết quả việc tổ chức thực hiện về Sở Thông tin và Truyền thông (theo mẫu).
a. Thời gian xử lý: 30 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ
Các đơn vị có thể tham khảo các biểu mẫu như sau:
- Phiếu đăng ký tổ chức hội nghị, hội thảo (đính kèm)
- Đề án tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (đính kèm)
- Chương trình tổ chức kèm theo tất cả các nội dung bài báo cáo (đính kèm)
- Lý lịch khoa học của báo cáo viên có kí tên (đính kèm)
- Báo cáo kết quả việc tổ chức thực hiện (đính kèm)
Khi cần thêm thông tin, các đơn vị có thể liên hệ:
- Phòng Nghiệp vụ Y, Sở Y tế (1900638563 - 105)
- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - Văn phòng Sở Thông tin và Truyền thông (028.35202727-301 hoặc 303).
