Là một vào số những tính năng hỗ trợ người sử dụng rất nhiều, tuy vậy mail merge lại không thật phổ biến. Vậy mail merge là gì và bí quyết sử dụng mail merge trong các vấn đề của công việc hiện ni như thế nào? thuộc edutainment.edu.vn edutainment.edu.vn tra cứu hiểu ngay lập tức nhé!
Mail merge là gì?
Mailing merge là một tính năng siêng sử dụng để soạn thảo một e-mail dựa bên trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này chất nhận được người dùng tất cả thể tạo ra nhiều bản sao của e-mail để gửi đến những địa chỉ khác nhau.
Bạn đang xem: Cách dùng mail merge trong excel
Với tính năng này, bạn chỉ cần người dùng sở hữu một mẫu thư nhất định. Cùng với đó là một số thông tin khác nhau cơ bản như: tên, giới tính, nội dung yêu thương cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ góp bạn gồm thể tự động gửi nội dung email một giải pháp nhanh gọn nhất.
Mail merge trong word là gì?
Chức năng mail merge trong Microsoft word là một chứng năng giúp người dùng bao gồm thể tiết kiệm được thời gian khi xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… vào word. Chỉ cần người dùng bao gồm mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ giúp bạn dứt mọi việc một phương pháp dễ dàng chỉ trong thời gian rất ngắn.
Mail merge vào excel là gì?
Tính năng này vào excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính bên phía ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người dùng gồm thể tạo ra được nhiều nội dung với những tính năng cá thể hóa cao cơ mà không phải tốn quá nhiều thời gian cho việc soạn thảo văn bản.
Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở trong MS word nhiều hơn. Và nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này vào excel phải cần chú ý những điều sau:
trong dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập. Trong dải ô tính bất kỳ phải bao gồm nội dung văn bản. Công thức để truy hỏi xuất dữ liệu tại ô tính chào bán nháp hiện tại cần dựa trên hàm indirect. Sử dụng nhiều công thức khác nhau để tạo ra bức thư hoàn chỉnh.Cấu trúc mail merge
Để bao gồm thể bắt đầu bí quyết dùng mail merge, chúng ta cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này ra sao. Cấu trục để tạo mail merge trong word cùng excel sẽ gồm những thông tin sau:
Nguồn gốc dữ liệu
Trong mục này, tùy vào nội dung với nguồn dữ liệu mà lại cũng cần phải có những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau khoản thời gian đã tạo ra sản phẩm loại các thư điện tử khác biệt từ tính năng. Những thông tin tùy chỉnh này thường là:
Họ tên, địa chỉ người nhận thư điện tử Tên các tổ chức, doanh nghiệp nhận mail mergeTrong những bức thư có dùng mail merge, tất cả các nguồn dữ liệu sẽ được trình diễn theo một danh sawcsh cố định cơ mà người dùng đã tạo sẵn. Các danh sách dữ liệu này còn có thể là:
Bản tổng hợp danh bạ người gửi Bản tính trong excel Một bảng tính được lập trong word các văn bản có cấu trúc phân loại dữ liệu rõ ràng…Các nội dung cơ bản vào mail merge
Những nội dung nhưng bạn thấy trong số email gồm sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như các email bình thường khác với các thông tin cơ bản như:
Họ tên, địa chỉ người gửi mail Họ tên, địa chỉ người nhận mail Nội dung chủ yếu của lá thư điện tử…Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với các vị trí đã bao gồm và chỉ thể hiện những nội dung cố gắng đổi khi người dùng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.
Khi bạn đã kết hợp để đủ các nội dung cơ bản thuộc với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra những loạt thư mẫu một phương pháp hoàn chỉnh. Tuy vậy nội dung cơ bản sẽ khác nhau tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người dùng.
Cách sử dụng mail merge cơ bản trong word
Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không có kiến thức về công nghệ cũng hoàn toàn có thể làm cho được. Tùy từng chương trình, bạn cần tuân theo các bước sau để tất cả cách tạo mail merge mang lại mình.
Bước 1: Mở một bản file word với nội dung đã có sẵn. Cơ hội này, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing -> Start mail merge -> Step by step mail merge wizard
Bước 2: từ bây giờ màn hình sẽ hiển thị hộp “Select document type“. Bạn lựa chọn loại thư nhưng mà mình đang soạn thảo gồm:
Letter: Kiểu thư mời thư điện tử messages: Email. Envelopes: Phong thư. Labels: Thư theo nhãn. Directory: Thư theo danh mục.
Tiếp đến bạn nhấn vào chữ Next để tiếp tục bước tiếp theo.
Bước 3: lúc này bạn sẽ chọn mẫu thư để trộn văn bản, bao gồm:
Use the current document: Sử dụng mẫu thư bạn đang mở hiện tại. Start from a template: cần sử dụng mẫu thư khác trong Word(Trường hợp bạn chưa gồm mẫu thư nào) Start from existing document: Dùng các mẫu thư đã có hoặc đã tạo được lưu trong Word nhưng hiện tại chưa mở.Click chuột vào ô “Use the current document“. Sau đó chọn nút “Next select recipients”
Bước 4: tìm kiếm ô chứa tệp tin dữ liệu dưới dạng excel. Sau đó click chọn “Open” để mở theo hình.
Xem thêm: Cách Dùng Acnetin A 0.025 - Kem Trị Mụn Vitara Acnetin
Bước 5: cơ hội này, giao diện screen sẽ mở hộp thoại mail merge recipients, bạn click chọn mục “OK“.
Bước 6: sau khi hoàn thiện những công đoạn trên, bạn di chuyển con trỏ chuột tới vị trí cần chèn như ví dụ.
Bước 7: sau khi đã điền đầy đủ các thông tin nội dung cần thiết. Sản phẩm cuối thuộc sẽ được như trong hình.
Bước 8: Click chọn “Next: preview your letter” để kết thúc thừa trình.
Cách sử dụng mail merge vào bảng excel
Thường để sử dụng tính năng mail merge thì Word sẽ được ưu tiên nhiều hơn. Để có thể chỉnh sửa được nội dung của những thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để có thể gồm được sự điều chỉnh các công cụ của excel.
Đối với hàm text, người dùng bao gồm thể dễ dàng thế đổi những thông tin dữ liệu khác nhau như ngày sịnh, họ tên lịch sự một định dạng khác theo đúng như nguyện vọng của người dùng. Mặc dù nhiên, một điều hơi phức tạp của các thức này đó là bạn cần phải biết các code định dạng văn bản cho dù những đoạn code này hơi giống với các dang mã được sử dụng ở chế độ custom number.
Lúc này, bạn đề xuất đưa định dạng các ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng không giống nhau để khiến mang lại hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Do đó, nếu bạn tất cả tùy chỉnh mail merger thì các thông tin cũng sẽ ko bị biến dạng và bức thư điện tử sẽ giữ nguyên được chất lượng của nó. Thuộc với đó, những tùy chọn về font chữ, kích thước, màu sắc sắc cũng sẽ ko bị cầm cố đổi.
Trên đây là một số phân tách sẻ của edutainment.edu.vnedutainment.edu.vn về tính năng mail merge là gì? thuộc với đó là cách sử dụng mail merge cơ bản mang đến người dùng. Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ biết được cách thức sử dụng mail merge để gửi thư một cách gấp rút nhất phục vụ cho những công việc khác biệt của mình cũng như của doanh nghiệp.
► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí kíp giúp bạn xử lý những tình huống nơi công sở
